Pratiques digitales au travail
L’usage mal régulé de la messagerie électronique est susceptible d’engendrer pour l’utilisateur comme pour le destinataire un certain nombre de tensions pouvant elles-mêmes générer un stress très important au cours de l'année.
Certaines pratiques particulièrement néfastes doivent dès lors être évitées.
Psynergia Conseil propose ici plusieurs pistes afin de permettre à tout collaborateur d’améliorer son utilisation de la messagerie électronique pour un meilleur usage au quotidien.
- Ne jamais consulter ses e-mails au fur et à mesure de leur arrivée, et ne jamais y répondre dans l’instant !
En effet, cette pratique met l’utilisateur dans une situation d’interruption systématique des tâches en cours, ce qui mobilise de manière excessive la mémoire de travail (équivalent de la mémoire vive ou RAM en informatique). Il s’agit plutôt de réserver 2 plages horaires le matin et 3 l’après-midi pour consulter et envoyer des e-mails. Si un message revêt néanmoins un caractère d'urgence, il est préférable d’envoyer une réponse attestant de sa bonne réception.
- Ne pas consulter ses mails avant ou après le travail, et ce pas commencer sa journée par un rituel de lecture des e-mails.
La concentration est à un haut niveau le matin lors de l’arrivée au travail. Il s’agit de préserver ce niveau et de l’allouer à des tâches demandant le plus d’effort cognitif. Or, parcourir ses mails à son arrivée au travail fait prendre le risque de devoir intégrer un très grand nombre d’informations qui ne vont pas être traitées tout de suite et vont donc parasiter la pensée dans les heures qui vont suivre.
- Minimiser les informations à traiter pour le destinataire.
Indiquer de manière claire et précise l’objet du mail, limiter les destinataires, par exemple en évitant l’usage de la fonction « Répondre à tous », n’aborder qu’un seul sujet à la fois dans un même message qui soit en rapport avec l’objet du message.
- S’interroger sur le meilleur moment pour l’envoi d’un e-mail
Si l’envoi d’un message peut parfois nous donner l’impression d’avancer sur l’ensemble des tâches que nous avons à effectuer, l’envoyer à un moment inopportun (en dehors des horaires de travail, juste avant le déjeuner ou avant de quitter le travail) peut induire chez le destinataire un sentiment de tension et d’urgence à y répondre. L’on se met alors soi-même en situation de recevoir des messages de moins bonne qualité et à des plages horaires peu satisfaisantes. Utiliser la fonction « envoi de message différé » peut s’avérer précieux afin de délivrer ses messages au moment idéal en fonction de leurs enjeux et de leurs destinataires.